Gestion de l'equipe
Reepli est concu pour le travail collaboratif. Invitez les membres de votre equipe, organisez-les en groupes et attribuez-leur les canaux et conversations adequats pour une gestion optimale de vos communications WhatsApp.
Acceder a la gestion d'equipe
- Connectez-vous a votre tableau de bord Reepli.
- Accedez a Parametres > Equipe.
La gestion de l'equipe est accessible aux utilisateurs avec le role Administrateur. Les Managers peuvent voir les membres et gerer leur propre equipe, mais ne peuvent pas inviter ou supprimer des membres. Voir Roles et permissions.
Limites par plan
| Fonctionnalite | Starter | Pro | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Nombre de membres | 2 | 5 | 20 | Illimite |
| Equipes | 1 | 3 | 10 | Illimite |
| Roles personnalises | Non | Non | Non | Oui |
Pour plus de details, consultez la page Plans et tarifs.
Inviter des membres
Envoyer une invitation
- Accedez a Parametres > Equipe.
- Cliquez sur Inviter un membre.
- Remplissez les informations :
- Adresse e-mail : l'adresse de la personne a inviter.
- Role : Administrateur, Manager ou Agent.
- Equipe : l'equipe a laquelle affecter le membre (optionnel).
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
L'invite recevra un e-mail avec un lien pour creer son compte et rejoindre votre espace de travail.
Inviter plusieurs membres
Pour inviter plusieurs membres simultanement :
- Cliquez sur Inviter un membre > Invitation en masse.
- Saisissez les adresses e-mail (une par ligne ou separees par des virgules).
- Selectionnez le role par defaut.
- Selectionnez l'equipe par defaut (optionnel).
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Pour les equipes importantes, vous pouvez importer une liste de membres depuis un fichier CSV. Le fichier doit contenir les colonnes : e-mail, role, equipe.
Statut des invitations
| Statut | Description | Action possible |
|---|---|---|
| En attente | Invitation envoyee, pas encore acceptee | Renvoyer ou annuler |
| Acceptee | Le membre a cree son compte | -- |
| Expiree | L'invitation a expire (apres 7 jours) | Renvoyer |
| Refusee | Le membre a decline l'invitation | Reinviter |
Renvoyer une invitation
- Dans la liste des membres, identifiez les invitations en attente.
- Cliquez sur les trois points (...) a droite du membre.
- Selectionnez Renvoyer l'invitation.
Gerer les membres existants
Vue d'ensemble de l'equipe
La page d'equipe affiche la liste de tous les membres avec :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Nom | Nom et prenom du membre |
| Adresse e-mail | |
| Role | Administrateur, Manager ou Agent |
| Equipe | Equipe(s) d'affectation |
| Statut | Actif, Inactif ou En attente |
| Derniere activite | Date et heure de derniere connexion |
Modifier le role d'un membre
- Cliquez sur le nom du membre dans la liste.
- Dans la section Role, selectionnez le nouveau role.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier le role d'un membre prend effet immediatement. Assurez-vous que le membre est informe du changement, car il peut perdre l'acces a certaines fonctionnalites. Voir Roles et permissions pour les details.
Desactiver un membre
La desactivation est une alternative a la suppression : le membre perd l'acces mais ses donnees et son historique sont conserves.
- Cliquez sur le nom du membre.
- Cliquez sur Desactiver le compte.
- Confirmez la desactivation.
Le membre desactive :
- Ne peut plus se connecter.
- N'est plus comptabilise dans la limite de membres de votre plan.
- Ses conversations sont redistribuees selon vos regles d'attribution.
- Son historique de conversations et ses notes sont conserves.
Pour reactiver un membre, suivez la meme procedure et cliquez sur Reactiver le compte.
Supprimer un membre
La suppression retire definitivement le membre de votre espace de travail.
- Cliquez sur le nom du membre.
- Cliquez sur Supprimer le membre.
- Choisissez le traitement des conversations assignees :
- Reassigner a un autre agent : selectionnez l'agent.
- Remettre en file d'attente : les conversations sont non assignees.
- Confirmez la suppression en saisissant le nom du membre.
La suppression d'un membre est definitive. Le membre devra etre reinvite s'il doit rejoindre l'equipe ulterieurement. L'historique des conversations reste disponible mais n'est plus associe au membre supprime.
Equipes
Les equipes permettent de regrouper les membres par fonction, departement ou specialite.
Creer une equipe
- Accedez a Parametres > Equipe > Equipes.
- Cliquez sur Creer une equipe.
- Remplissez les informations :
- Nom de l'equipe : ex. "Support client", "Ventes", "Marketing".
- Description : une description facultative du role de l'equipe.
- Responsable : le manager de l'equipe (optionnel).
- Cliquez sur Creer.
Ajouter des membres a une equipe
- Ouvrez l'equipe souhaitee.
- Cliquez sur Ajouter un membre.
- Selectionnez les membres dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter.
Un membre peut appartenir a plusieurs equipes simultanement.
Attribution automatique par equipe
Configurez l'attribution automatique des conversations a une equipe specifique :
- Ouvrez l'equipe.
- Activez Attribution automatique.
- Configurez les regles :
- Methode : Round-robin (tour par tour) ou charge equilibree.
- Limite par agent : nombre maximal de conversations simultanees par agent.
- Conditions : mots-cles, etiquettes de contact ou horaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
| Methode d'attribution | Description | Cas d'usage |
|---|---|---|
| Round-robin | Distribution equitable en tour par tour | Equipes de taille egale |
| Charge equilibree | Attribution a l'agent ayant le moins de conversations actives | Equipes avec charge variable |
| Competences | Attribution selon les competences de l'agent | Support technique specialise |
Canaux par equipe
Associez des canaux WhatsApp specifiques a chaque equipe :
- Ouvrez l'equipe.
- Dans la section Canaux, cliquez sur Associer un canal.
- Selectionnez le(s) canal(ux) WhatsApp a associer.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les membres de l'equipe ne verront que les conversations provenant des canaux associes a leur equipe.
Horaires de travail
Definissez les horaires de disponibilite de chaque equipe :
- Ouvrez l'equipe.
- Accedez a Horaires de travail.
- Pour chaque jour de la semaine :
- Activez ou desactivez le jour.
- Definissez les plages horaires (ex : 9h00 - 12h00, 14h00 - 18h00).
- Definissez le fuseau horaire de l'equipe.
- Configurez le message hors horaires (optionnel).
- Cliquez sur Enregistrer.
En dehors des horaires definis :
- Les conversations ne sont pas automatiquement attribuees.
- Le chatbot peut prendre le relais si configure.
- Un message automatique peut informer le contact des horaires.
Metriques d'equipe
Suivez les performances de votre equipe dans Tableau de bord > Equipe :
| Metrique | Description |
|---|---|
| Conversations traitees | Nombre total par agent et par equipe |
| Temps de premiere reponse | Delai moyen avant la premiere reponse |
| Temps de resolution | Duree moyenne des conversations |
| Score de satisfaction | Note moyenne des clients (si active) |
| Taux de transfert | Pourcentage de conversations transferees |
| Conversations en attente | Nombre de conversations non assignees |
Bonnes pratiques
- Organisez par fonction : creez des equipes distinctes pour le support, les ventes et le marketing.
- Limitez les administrateurs : n'accordez le role Administrateur qu'aux personnes qui en ont reellement besoin.
- Formez vos agents : assurez-vous que chaque membre comprend son role et les outils a disposition.
- Surveillez les metriques : utilisez les rapports d'equipe pour identifier les goulets d'etranglement.
- Desactivez plutot que supprimer : si un membre quitte temporairement, desactivez son compte plutot que de le supprimer.
Depannage
L'invite ne recoit pas l'e-mail
- Verifiez que l'adresse e-mail est correcte.
- Demandez a l'invite de verifier son dossier spam.
- Renvoyez l'invitation.
- Si le probleme persiste, contactez le support.
Un membre ne peut pas acceder a certaines fonctionnalites
- Verifiez son role dans Parametres > Equipe.
- Consultez la page Roles et permissions pour verifier les acces associes a son role.