Étiquettes et filtres
Les étiquettes vous permettent de catégoriser une conversation pour la retrouver et la regrouper avec d'autres. Les tags CRM font de même pour les contacts. Les filtres combinent ces critères pour vous offrir des vues personnalisées de votre boîte de réception.
Étiquettes vs tags CRM
Reepli distingue deux systèmes complémentaires.
| Caractéristique | Étiquettes (conversations) | Tags CRM (contacts) |
|---|---|---|
| S'applique à | Une conversation spécifique | Un contact (toutes ses conversations) |
| Visible dans | Messages | Messages et fiche contact dans Contacts |
| Couleur | Oui | Non |
| Durée de vie | Liée à la conversation | Permanente sur le contact |
| Utilisation principale | Qualifier un fil en cours | Segmenter votre base de contacts |
Quand utiliser une étiquette ?
L'étiquette est ponctuelle : elle qualifie cette conversation, pas le contact en général.
Exemples :
- « Urgent »
- « Réclamation »
- « Devis en cours »
- « Suivi de livraison »
Quand utiliser un tag CRM ?
Le tag est durable : il qualifie le contact quel que soit le sujet du moment.
Exemples :
- « Client premium »
- « Prospect chaud »
- « Newsletter inscrit »
- « Famille » (pour un coach personnel)
Pour les tags CRM, voir Contacts - Tags.
Gérer les étiquettes
Créer une étiquette
- Ouvrez Messages ou la page de gestion des étiquettes dans Paramètres.
- Cliquez sur Nouvelle étiquette.
- Renseignez :
- Nom — par exemple « Urgent », « Devis ».
- Couleur — choisissez dans la palette.
- Description (optionnel) — précisez quand l'utiliser.
- Cliquez sur Enregistrer.
Palette de couleurs recommandée
Adoptez un code couleur cohérent pour identifier les étiquettes en un coup d'œil.
| Couleur | Usage suggéré |
|---|---|
| Rouge | Urgent, critique |
| Orange | En attente, priorité moyenne |
| Jaune | Information complémentaire requise |
| Vert | Résolu, positif |
| Bleu | Question générale |
| Violet | VIP, client premium |
| Gris | Faible priorité |
Modifier ou supprimer une étiquette
- Ouvrez la liste des étiquettes.
- Cliquez sur l'étiquette à modifier (ou sur l'icône de corbeille pour supprimer).
- Effectuez les changements et enregistrez.
La modification se propage automatiquement à toutes les conversations qui portent cette étiquette. La suppression la retire de toutes les conversations.
Appliquer des étiquettes
Depuis le fil de discussion
- Ouvrez la conversation.
- Cliquez sur l'icône d'étiquette dans la barre d'actions.
- Sélectionnez une ou plusieurs étiquettes existantes, ou créez-en une nouvelle à la volée.
- L'étiquette apparaît sous le nom du contact.
Depuis la liste des conversations
- Faites un clic droit sur la conversation, ou ouvrez le menu d'actions (⋯).
- Sélectionnez Ajouter une étiquette.
- Choisissez l'étiquette.
Application groupée
- Cochez plusieurs conversations dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter une étiquette dans la barre d'actions groupées.
- Sélectionnez l'étiquette à appliquer à l'ensemble.
Retirer une étiquette
- Ouvrez la conversation.
- Cliquez sur l'étiquette à retirer (sous le nom du contact ou dans la barre d'actions).
- Confirmez.
Étiquetage automatique par l'assistant
L'assistant IA peut appliquer des étiquettes automatiquement en fonction de l'intention détectée. Par exemple :
| Scénario activé | Étiquette appliquée |
|---|---|
| Escalade vers l'opérateur | « À traiter par l'opérateur » |
| Qualification de prospect aboutissante | « Prospect qualifié » |
| Prise de RDV confirmée | « Rendez-vous pris » |
| Demande d'avis envoyée | « Avis demandé » |
L'application est visible dans le fil avec un indicateur « ajouté par l'assistant ». Vous pouvez retirer ou ajuster ces étiquettes manuellement à tout moment.
Filtrer les conversations
Filtres rapides
La barre latérale propose des filtres pré-configurés :
| Filtre | Affiche |
|---|---|
| Toutes | Conversations actives |
| Non lues | Avec messages non consultés |
| En attente | Conversations dont vous attendez le retour |
| En sommeil | Conversations en pause temporaire |
| Résolues | Conversations clôturées |
| Étiquettes | Conversations portant une étiquette spécifique |
Cliquez sur une étiquette dans la barre latérale pour filtrer la liste sur cette seule étiquette. Cliquez à nouveau pour désactiver le filtre.
Filtres avancés
- Cliquez sur l'icône de filtre (entonnoir) au-dessus de la liste.
- Combinez plusieurs critères :
| Critère | Description |
|---|---|
| Statut | À traiter, En attente, Résolu, En sommeil |
| Étiquette | Une ou plusieurs étiquettes |
| Tag CRM du contact | Tag appliqué dans Contacts |
| Période | Plage de dates |
| Dernière activité | Moins de 1 h, plus de 24 h, etc. |
| Langue du contact | Français, Anglais, Arabe, etc. |
| Contient | Mot-clé dans les messages |
- Cliquez sur Appliquer.
- Réinitialiser efface tous les filtres.
Enregistrer un filtre
- Configurez les critères souhaités.
- Cliquez sur Enregistrer ce filtre.
- Donnez-lui un nom descriptif (par exemple « Devis en attente depuis plus de 48 h »).
- Le filtre apparaît dans la barre latérale pour un accès rapide.
Créez des filtres enregistrés pour les vues que vous consultez quotidiennement. Par exemple : « Conversations avec étiquette Urgent », « Conversations en attente depuis plus de 24 h », « Prospects qualifiés non relancés ».
Cas d'utilisation
Pipeline commercial simple
| Étiquette | Couleur | Étape |
|---|---|---|
| Nouveau prospect | Bleu | Premier contact |
| Qualifié | Jaune | Informations recueillies |
| Devis envoyé | Orange | Proposition transmise |
| Gagné | Vert | Vente conclue |
| Perdu | Gris | Pas converti |
Combiné au statut En sommeil, vous pouvez relancer un « Devis envoyé » au bout de 48 h sans surcharger votre vue principale.
Suivi de réclamations
| Étiquette | Couleur | Action |
|---|---|---|
| Réclamation | Rouge | Réclamation en cours |
| Remboursement | Orange | Remboursement à traiter |
| Résolue | Vert | Réclamation clôturée |
Support multilingue
Reepli détecte la langue du contact et l'affiche dans le panneau d'information. Combinez le critère Langue avec une étiquette pour filtrer les conversations dans une langue donnée :
- Filtre « Langue : Anglais + Étiquette : Urgent » → demandes urgentes en anglais.
- Filtre « Langue : Arabe + Statut : À traiter » → conversations actives en arabe.
Bonnes pratiques
- Limitez le nombre d'étiquettes — 10 à 15 étiquettes suffisent pour la plupart des activités. Trop d'étiquettes crée de la confusion.
- Utilisez un code couleur — les couleurs permettent d'identifier les étiquettes au coup d'œil.
- Documentez vos étiquettes — la description aide à savoir quand utiliser chacune.
- Distinguez étiquettes et tags CRM — étiquettes pour les conversations, tags pour les contacts.
- Combinez avec les statuts — En sommeil + étiquette « Devis » = relance programmée sans encombrer la vue principale.
- Revoyez régulièrement — supprimez les étiquettes inutilisées et créez-en pour les nouveaux besoins.
Prochaines étapes
- Demande d'avis Google — automatiser la demande d'avis après une prestation.
- Gérer les conversations — statuts et cycle de vie.
- Mode mono-opérateur — l'assistant comme premier répondant.
- Vue d'ensemble — fondamentaux de la boîte de réception.
- Contacts - Tags CRM — segmentation des contacts.
En cas de problème avec les étiquettes ou les filtres, contactez le support depuis le tableau de bord ou à [email protected].