Inviter votre equipe
Reepli est concu pour le travail collaboratif. Ce guide vous explique comment inviter des membres dans votre espace de travail, leur attribuer des roles adaptes et gerer les permissions d'acces.
Pre-requis
- Etre connecte a votre compte Reepli avec le role Proprietaire ou Administrateur.
- Disposer des adresses e-mail des collaborateurs a inviter.
- Avoir un plan Reepli compatible avec le nombre d'agents souhaite (consultez les limites par plan).
Comprendre les roles
Reepli propose quatre roles avec des niveaux de permissions differents :
| Role | Description | Acces |
|---|---|---|
| Proprietaire | Createur de l'espace de travail. Role unique et non transferable. | Acces complet a toutes les fonctionnalites, facturation incluse |
| Administrateur | Gestionnaire de l'espace de travail. | Acces complet sauf facturation et suppression de l'espace |
| Superviseur | Responsable d'une ou plusieurs equipes. | Boite de reception, rapports, gestion des equipes assignees, chatbots en lecture |
| Agent | Operateur de premiere ligne. | Boite de reception (conversations assignees), contacts, profil personnel |
Tableau detaille des permissions
| Fonctionnalite | Proprietaire | Administrateur | Superviseur | Agent |
|---|---|---|---|---|
| Boite de reception | Oui | Oui | Oui | Oui (assignees) |
| Contacts et CRM | Oui | Oui | Oui | Lecture seule |
| Chatbot Builder | Oui | Oui | Lecture seule | Non |
| Campagnes de diffusion | Oui | Oui | Oui | Non |
| Automatisations | Oui | Oui | Non | Non |
| Modeles de messages | Oui | Oui | Lecture seule | Non |
| Parametres des canaux | Oui | Oui | Non | Non |
| Gestion des membres | Oui | Oui | Equipes assignees | Non |
| Rapports et statistiques | Oui | Oui | Equipes assignees | Personnel |
| Integrations | Oui | Oui | Non | Non |
| Facturation | Oui | Non | Non | Non |
| Parametres de l'espace | Oui | Oui | Non | Non |
Tout nouveau membre invite recoit le role Agent par defaut. Vous pouvez modifier le role avant ou apres l'envoi de l'invitation.
Etape 1 -- Acceder a la gestion des membres
- Connectez-vous a app.reepli.ai.
- Dans le menu lateral, cliquez sur Parametres (icone engrenage).
- Selectionnez Membres de l'equipe dans le sous-menu.
- La liste des membres actuels s'affiche avec leur role, statut et derniere activite.
Capture d'ecran : page de gestion des membres de l'equipe.
Etape 2 -- Envoyer une invitation
- Cliquez sur le bouton + Inviter un membre en haut a droite.
- Dans la fenetre d'invitation, renseignez :
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Adresse e-mail | L'e-mail du collaborateur a inviter | Oui |
| Role | Selectionnez le role dans la liste deroulante | Oui |
| Equipe(s) | Assignez le membre a une ou plusieurs equipes | Optionnel |
| Message personnel | Un message d'accompagnement inclus dans l'e-mail d'invitation | Optionnel |
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
Invitations multiples
Pour inviter plusieurs personnes en une seule fois :
- Cliquez sur Invitation en lot dans la fenetre d'invitation.
- Saisissez les adresses e-mail separees par des virgules ou des retours a la ligne.
- Selectionnez le role commun a appliquer (modifiable individuellement apres l'envoi).
- Cliquez sur Envoyer les invitations.
Vous pouvez envoyer jusqu'a 20 invitations simultanees en mode lot. Pour des besoins superieurs, repetez l'operation ou contactez le support.
Etape 3 -- Acceptation de l'invitation par le collaborateur
Le collaborateur invite recoit un e-mail de la part de Reepli contenant :
- Le nom de votre espace de travail
- Le role qui lui a ete attribue
- Le message personnel (si renseigne)
- Un bouton Rejoindre l'espace de travail
Si le collaborateur possede deja un compte Reepli
- Il clique sur Rejoindre l'espace de travail.
- Il est redirige vers Reepli et se connecte avec ses identifiants existants.
- L'espace de travail est ajoute a sa liste d'espaces accessibles.
Si le collaborateur n'a pas de compte Reepli
- Il clique sur Rejoindre l'espace de travail.
- Il est redirige vers un formulaire de creation de compte simplifie (prenom, nom, mot de passe uniquement -- l'e-mail est pre-rempli).
- Apres la creation du compte, il accede directement a votre espace de travail.
Statuts des invitations
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | L'invitation a ete envoyee mais pas encore acceptee |
| Acceptee | Le membre a rejoint l'espace de travail |
| Expiree | L'invitation n'a pas ete acceptee dans les 7 jours |
| Annulee | L'invitation a ete annulee par un administrateur |
Les invitations expirent apres 7 jours. Vous pouvez renvoyer une invitation expiree en cliquant sur Renvoyer dans la liste des membres.
Gerer les equipes
Les equipes permettent d'organiser vos collaborateurs par fonction, departement ou specialite. Elles sont utiles pour l'attribution automatique des conversations et les rapports.
Creer une equipe
- Allez dans Parametres > Equipes.
- Cliquez sur + Nouvelle equipe.
- Renseignez :
- Nom de l'equipe : ex. Support technique, Equipe commerciale, Service apres-vente
- Description (optionnel) : ex. Gestion des demandes techniques et incidents
- Responsable : Selectionnez un superviseur ou un administrateur
- Cliquez sur Creer.
Ajouter des membres a une equipe
- Ouvrez l'equipe creee.
- Cliquez sur + Ajouter un membre.
- Selectionnez un ou plusieurs membres dans la liste.
- Cliquez sur Ajouter.
Un membre peut appartenir a plusieurs equipes simultanement.
Regles de repartition des conversations
Pour chaque equipe, vous pouvez definir une regle de repartition :
| Methode | Description |
|---|---|
| Circulaire (Round Robin) | Les conversations sont attribuees a tour de role entre les agents disponibles |
| Moins charge | La conversation est attribuee a l'agent ayant le moins de conversations actives |
| Manuelle | Aucune attribution automatique : les agents choisissent les conversations a traiter |
| Competences | Attribution basee sur les competences taguees (langues, expertises) |
Pour configurer la repartition :
- Dans la page de l'equipe, ouvrez l'onglet Repartition.
- Selectionnez la methode souhaitee.
- Definissez la limite de conversations simultanees par agent (optionnel).
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier le role d'un membre
- Allez dans Parametres > Membres de l'equipe.
- Cliquez sur le nom du membre concerne.
- Dans la section Role, selectionnez le nouveau role dans la liste deroulante.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Lorsque vous retrogradez un membre (par exemple, d'Administrateur a Agent), il perd immediatement l'acces aux fonctionnalites correspondantes. Les elements qu'il a crees (chatbots, automatisations, etc.) restent en place mais ne peuvent plus etre modifies par lui.
Suspendre ou retirer un membre
Suspendre un membre
La suspension desactive temporairement l'acces d'un membre sans supprimer son compte de l'espace de travail.
- Dans Parametres > Membres de l'equipe, cliquez sur le membre.
- Cliquez sur Suspendre l'acces.
- Confirmez l'action.
Le membre ne peut plus se connecter a l'espace de travail. Ses conversations en cours sont reassignees selon les regles de repartition de son equipe.
Retirer un membre
Le retrait supprime definitivement un membre de l'espace de travail.
- Dans Parametres > Membres de l'equipe, cliquez sur le membre.
- Cliquez sur Retirer de l'espace de travail.
- Choisissez le traitement des conversations en cours :
- Reassigner automatiquement : Les conversations sont redistribuees a l'equipe.
- Laisser non assignees : Les conversations restent dans la file commune.
- Confirmez l'action.
Le retrait d'un membre ne supprime pas son historique d'activite (messages envoyes, modifications effectuees). Ces donnees restent accessibles dans les journaux de l'espace de travail.
Limites par plan
Le nombre de membres autorises depend de votre plan Reepli :
| Plan | Nombre d'agents | Nombre d'equipes |
|---|---|---|
| Gratuit | 1 | 1 |
| Starter | 3 | 3 |
| Pro | 10 | Illimite |
| Enterprise | Illimite | Illimite |
Les limites ci-dessus concernent le nombre total de membres actifs (tous roles confondus, hors invitations en attente). Pour augmenter la limite, passez a un plan superieur dans Parametres > Facturation.
Bonnes pratiques
Organisation des equipes
- Creez des equipes qui refletent votre structure organisationnelle (par departement, par produit, par langue).
- Assignez un superviseur par equipe pour le suivi et le reporting.
- Limitez le nombre d'administrateurs au strict necessaire pour des raisons de securite.
Accueil des nouveaux membres
- Ajoutez un message personnel dans l'invitation pour contextualiser l'acces.
- Partagez ce guide de demarrage avec les nouveaux membres : Demarrage rapide.
- Organisez une courte session de prise en main de l'interface.
Securite
- Retirez rapidement les acces des collaborateurs qui quittent l'entreprise.
- Revoyez regulierement la liste des membres et leurs roles (au minimum une fois par trimestre).
- Encouragez l'activation de l'authentification a deux facteurs (2FA) pour tous les membres.
Depannage
Le collaborateur ne recoit pas l'e-mail d'invitation
- Verifiez que l'adresse e-mail saisie est correcte.
- Demandez au collaborateur de verifier son dossier spam.
- Renvoyez l'invitation depuis Parametres > Membres de l'equipe en cliquant sur Renvoyer.
- Si le probleme persiste, le domaine e-mail du collaborateur bloque peut-etre les e-mails de Reepli. Demandez-lui d'ajouter [email protected] a sa liste blanche.
Le collaborateur ne peut pas acceder a certaines fonctionnalites
- Verifiez que le role attribue correspond aux permissions necessaires (voir le tableau des permissions).
- Verifiez que le membre est bien affecte a la bonne equipe.
Prochaines etapes
Votre equipe est en place. Poursuivez la configuration :
- Vue d'ensemble du tableau de bord -- Decouvrez les indicateurs de performance.
- Chatbot Builder -- Creez des flux conversationnels avances.
- Boite de reception d'equipe -- Maitrisez la gestion collaborative des conversations.