Gerer les contacts
Ce guide couvre toutes les operations quotidiennes de gestion de vos contacts dans Reepli : ajout, modification, suppression, fusion de doublons et gestion en masse. Maitriser ces operations vous permet de maintenir une base de contacts propre et a jour.
Ajouter un contact
Ajout manuel
- Allez dans Contacts depuis le menu principal.
- Cliquez sur Ajouter un contact en haut a droite.
- Remplissez les informations obligatoires :
- Numero de telephone : au format international (exemple : +33612345678)
- Completez les informations optionnelles :
- Prenom et nom
- Adresse e-mail
- Entreprise
- Ville et pays
- Tags
- Attributs personnalises
- Cliquez sur Enregistrer.
Le numero de telephone doit etre au format international avec l'indicatif pays (par exemple +33 pour la France). Reepli valide automatiquement le format et vous avertit en cas d'erreur.
Ajout depuis une conversation
Lorsqu'un contact inconnu vous ecrit sur WhatsApp :
- Reepli cree automatiquement une fiche avec le numero de telephone.
- Ouvrez la conversation dans la boite de reception.
- Cliquez sur le panneau d'informations a droite.
- Completez les informations du contact (prenom, nom, etc.).
- Les modifications sont enregistrees automatiquement.
Ajout via l'API
Utilisez l'API Reepli pour creer des contacts programmatiquement depuis vos applications. Consultez la documentation API pour les details techniques.
Ajout par import
Pour ajouter plusieurs contacts en une fois, utilisez la fonctionnalite d'import. Consultez le guide Import et export pour les instructions detaillees.
Consulter une fiche contact
Acceder a la fiche
- Dans la liste des contacts, cliquez sur le nom ou le numero du contact.
- La fiche contact s'ouvre avec plusieurs onglets.
Structure de la fiche
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Profil | Informations de base, attributs personnalises, tags, cycle de vie |
| Conversations | Historique de tous les echanges WhatsApp |
| Activite | Journal chronologique de toutes les interactions et modifications |
| Notes | Remarques internes ajoutees par l'equipe |
| Broadcasts | Liste des broadcasts recus par ce contact |
Panneau lateral
Lorsque vous consultez une conversation dans la boite de reception, le panneau lateral droit affiche un resume de la fiche contact :
- Informations de base
- Tags
- Etape du cycle de vie
- Agent assigne
- Derniere note
Modifier un contact
Modification individuelle
- Ouvrez la fiche du contact.
- Cliquez sur le champ a modifier.
- Saisissez la nouvelle valeur.
- Les modifications sont enregistrees automatiquement.
Vous pouvez modifier :
- Le prenom et le nom
- L'adresse e-mail
- L'entreprise
- La ville et le pays
- Les attributs personnalises
- Les tags
- L'etape du cycle de vie
- L'agent assigne
Le numero de telephone est l'identifiant unique du contact et ne peut pas etre modifie directement. Si le numero a change, creez un nouveau contact et fusionnez les deux fiches.
Modification en masse
Pour modifier plusieurs contacts simultanement :
- Dans la liste des contacts, cochez les contacts a modifier.
- Cliquez sur Actions groupees dans la barre d'outils qui apparait.
- Selectionnez l'action souhaitee :
| Action | Description |
|---|---|
| Ajouter des tags | Ajouter un ou plusieurs tags aux contacts selectionnes |
| Retirer des tags | Retirer un ou plusieurs tags |
| Changer le cycle de vie | Modifier l'etape du cycle de vie |
| Assigner un agent | Attribuer un agent responsable |
| Modifier un attribut | Changer la valeur d'un attribut personnalise |
- Configurez l'action et cliquez sur Appliquer.
- Confirmez l'operation dans la fenetre de dialogue.
Ajouter des notes
Les notes permettent a votre equipe de partager des informations contextuelles sur un contact.
- Ouvrez la fiche du contact.
- Allez dans l'onglet Notes.
- Cliquez sur Ajouter une note.
- Redigez votre note.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les notes sont visibles par tous les membres de l'equipe ayant acces au contact. Chaque note affiche le nom de l'auteur et la date de creation.
Cliquez sur l'icone d'epingle a cote d'une note pour l'epingler en haut de la liste. Les notes epinglees apparaissent egalement dans le panneau lateral de la conversation.
Gerer les tags d'un contact
Ajouter des tags
- Ouvrez la fiche du contact.
- Dans la section Tags, cliquez sur Ajouter un tag.
- Selectionnez un tag existant ou saisissez un nouveau nom pour en creer un.
- Le tag est immediatement ajoute au contact.
Retirer des tags
- Dans la section Tags de la fiche contact.
- Cliquez sur la croix (x) a cote du tag a retirer.
- Le tag est immediatement retire.
Fusionner des contacts (doublons)
Il peut arriver qu'un meme contact ait plusieurs fiches (par exemple, ajout manuel puis import). Reepli permet de fusionner ces doublons.
Detection automatique des doublons
- Allez dans Contacts puis Doublons.
- Reepli affiche les contacts potentiellement en doublon (meme nom, meme e-mail ou numero similaire).
- Pour chaque paire, cliquez sur Examiner.
- Comparez les informations des deux fiches cote a cote.
Fusionner deux contacts
- Selectionnez le contact principal (celui qui sera conserve).
- Selectionnez le contact secondaire (celui qui sera fusionne dans le principal).
- Pour chaque champ en conflit, choisissez quelle valeur conserver.
- Cliquez sur Fusionner.
- Le contact secondaire est supprime et toutes ses donnees (conversations, notes, tags) sont transferees au contact principal.
La fusion de deux contacts est une operation irreversible. Verifiez attentivement les informations avant de confirmer. Nous recommandons d'exporter une sauvegarde de vos contacts avant une fusion en masse.
Fusion manuelle
Si vous identifiez un doublon non detecte automatiquement :
- Ouvrez la fiche du premier contact.
- Cliquez sur le menu d'actions (trois points) puis Fusionner avec un autre contact.
- Recherchez le deuxieme contact par nom ou numero.
- Procedez a la fusion comme decrit ci-dessus.
Supprimer un contact
Suppression individuelle
- Ouvrez la fiche du contact.
- Cliquez sur le menu d'actions (trois points) en haut a droite.
- Selectionnez Supprimer le contact.
- Confirmez la suppression dans la fenetre de dialogue.
Suppression en masse
- Dans la liste des contacts, cochez les contacts a supprimer.
- Cliquez sur Actions groupees puis Supprimer.
- Confirmez la suppression.
La suppression d'un contact est definitive. Toutes les informations associees (attributs, tags, notes) sont supprimees. Les conversations sont conservees dans l'historique mais ne seront plus liees a un contact. Si le contact vous reecrit, une nouvelle fiche sera creee.
Archiver au lieu de supprimer
Si vous souhaitez conserver les donnees mais retirer le contact de vos listes actives :
- Changez l'etape du cycle de vie en Inactif plutot que de supprimer le contact.
- Le contact ne sera plus inclus dans les segments dynamiques par defaut.
- Ses donnees restent accessibles si besoin.
Assigner un agent
L'assignation d'un agent permet de definir qui est responsable de la relation avec un contact.
- Ouvrez la fiche du contact.
- Dans le champ Agent assigne, cliquez sur le menu deroulant.
- Selectionnez un membre de l'equipe.
- L'agent assigne recevra les notifications pour ce contact.
Vous pouvez egalement configurer une assignation automatique via les automatisations.
Actions rapides depuis la liste
La liste des contacts offre des actions rapides sans ouvrir la fiche :
| Action | Comment | Description |
|---|---|---|
| Envoyer un message | Icone de message | Ouvre une nouvelle conversation |
| Ajouter un tag | Menu d'actions | Ajoute un tag rapidement |
| Assigner | Menu d'actions | Change l'agent assigne |
| Copier le numero | Clic sur le numero | Copie dans le presse-papiers |
| Supprimer | Menu d'actions | Supprime le contact |
Personnaliser l'affichage de la liste
Colonnes visibles
- Cliquez sur l'icone de configuration des colonnes en haut de la liste.
- Cochez ou decochez les colonnes a afficher.
- Reorganisez l'ordre des colonnes par glisser-deposer.
Tri
Cliquez sur l'en-tete d'une colonne pour trier la liste :
- Nom : ordre alphabetique
- Date de creation : du plus recent au plus ancien (ou inversement)
- Derniere activite : contacts les plus recemment actifs en premier
- Cycle de vie : par etape du parcours
Articles connexes
- Vue d'ensemble du CRM -- Presentation generale du module Contacts.
- Attributs personnalises -- Creer des champs sur mesure.
- Segments -- Organiser vos contacts en groupes.
- Import et export -- Importer et exporter des donnees.
- Cycle de vie des contacts -- Gerer le parcours client.
Pour toute question sur la gestion de vos contacts, contactez notre equipe support via le chat en bas a droite de l'application ou envoyez un e-mail a [email protected].