Import et export de contacts
L'import et l'export de contacts vous permettent d'echanger des donnees entre Reepli et vos autres outils. Que vous migriez depuis un autre systeme, ajoutiez une liste de prospects ou sauvegardiez vos donnees, ce guide vous accompagne a chaque etape.
Importer des contacts
Formats de fichier acceptes
| Format | Extension | Taille maximale |
|---|---|---|
| CSV (valeurs separees par des virgules) | .csv | 10 Mo |
| Excel | .xlsx | 10 Mo |
| Excel (ancien format) | .xls | 10 Mo |
Preparer votre fichier
Avant d'importer, assurez-vous que votre fichier respecte les regles suivantes :
- Ligne d'en-tete -- La premiere ligne doit contenir les noms des colonnes.
- Numeros de telephone -- Colonne obligatoire, au format international avec le signe "+" (exemple : +33612345678).
- Encodage -- Utilisez l'encodage UTF-8 pour eviter les problemes de caracteres speciaux.
- Pas de lignes vides -- Supprimez les lignes vides dans le fichier.
- Colonnes coherentes -- Chaque ligne doit avoir le meme nombre de colonnes.
Exemple de fichier CSV
telephone,prenom,nom,email,ville,tags
+33612345678,Marie,Dupont,[email protected],Paris,client;vip
+33698765432,Jean,Martin,[email protected],Lyon,prospect
+212661234567,Karim,Benali,[email protected],Casablanca,lead
Si un contact a plusieurs tags, separez-les par un point-virgule (;) dans la meme cellule. Exemple : "client;vip;newsletter".
Procedure d'import
Etape 1 -- Uploader le fichier
- Allez dans Contacts puis Import/Export.
- Cliquez sur Importer des contacts.
- Glissez-deposez votre fichier ou cliquez pour le selectionner.
- Reepli analyse le fichier et affiche un apercu des premieres lignes.
Etape 2 -- Mapper les colonnes
Le mapping associe les colonnes de votre fichier aux champs de Reepli.
- Pour chaque colonne du fichier, selectionnez le champ Reepli correspondant dans le menu deroulant.
- Reepli tente de faire le mapping automatiquement en se basant sur les noms de colonnes.
- Verifiez et corrigez les associations si necessaire.
| Colonne du fichier | Champ Reepli | Type |
|---|---|---|
| telephone / phone | Numero de telephone | Standard (obligatoire) |
| prenom / first_name | Prenom | Standard |
| nom / last_name | Nom | Standard |
| email / e-mail | Standard | |
| ville / city | Ville | Standard |
| pays / country | Pays | Standard |
| entreprise / company | Entreprise | Standard |
| (nom personnalise) | Attribut personnalise | Personnalise |
- Pour les colonnes que vous ne souhaitez pas importer, selectionnez Ignorer cette colonne.
- Si une colonne correspond a un attribut personnalise qui n'existe pas encore, Reepli vous propose de le creer.
Le numero de telephone est l'identifiant unique dans Reepli. Votre fichier doit obligatoirement contenir une colonne mappee sur "Numero de telephone". L'import echouera sans cette colonne.
Etape 3 -- Configurer les options d'import
| Option | Description | Valeur par defaut |
|---|---|---|
| Mise a jour des existants | Mettre a jour les contacts existants (meme numero) avec les nouvelles valeurs | Activee |
| Creer les nouveaux | Creer les contacts qui n'existent pas encore | Activee |
| Tags a ajouter | Ajouter un ou plusieurs tags a tous les contacts importes | Aucun |
| Etape du cycle de vie | Attribuer une etape a tous les contacts importes | Aucune |
| Segment statique | Ajouter les contacts a un segment statique | Aucun |
| Gestion des doublons | Comportement en cas de numero deja existant | Mettre a jour |
Etape 4 -- Previsualiser et confirmer
- Reepli affiche un resume :
- Nombre total de lignes dans le fichier
- Nombre de nouveaux contacts a creer
- Nombre de contacts existants a mettre a jour
- Nombre de lignes ignorees (erreurs)
- Cliquez sur Voir les erreurs pour examiner les lignes problematiques :
- Numeros de telephone invalides
- Donnees mal formatees
- Lignes incompletes
- Si tout est correct, cliquez sur Lancer l'import.
Etape 5 -- Suivre la progression
- L'import s'execute en arriere-plan. Vous pouvez continuer a utiliser Reepli.
- Une barre de progression indique l'avancement.
- Une notification vous informe lorsque l'import est termine.
- Consultez le rapport d'import pour voir les resultats :
- Contacts crees
- Contacts mis a jour
- Lignes en erreur (avec les raisons)
Erreurs d'import courantes
| Erreur | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Numero invalide | Format incorrect ou numero inexistant | Verifiez le format international (+XX...) |
| Colonne non mappee | Une colonne n'a pas ete associee a un champ | Mappez la colonne ou ignorez-la |
| Type incompatible | Valeur textuelle dans un champ numerique | Corrigez les donnees dans le fichier |
| Encodage incorrect | Caracteres speciaux affiches en symboles | Sauvegardez le fichier en UTF-8 |
| Fichier trop volumineux | Le fichier depasse 10 Mo | Decoupez en plusieurs fichiers plus petits |
| Lignes vides | Lignes sans donnees dans le fichier | Supprimez les lignes vides |
Si certaines lignes contiennent des erreurs, Reepli importe les lignes valides et ignore les lignes en erreur. Vous pouvez telecharger un fichier contenant uniquement les lignes en erreur pour les corriger et les reimporter.
Exporter des contacts
Exporter toute la base
- Allez dans Contacts puis Import/Export.
- Cliquez sur Exporter des contacts.
- Selectionnez Tous les contacts.
- Choisissez le format : CSV ou Excel (.xlsx).
- Selectionnez les champs a inclure dans l'export.
- Cliquez sur Exporter.
- Le fichier est genere et un lien de telechargement vous est envoye par e-mail.
Exporter un segment
- Allez dans Contacts puis Segments.
- Ouvrez le segment a exporter.
- Cliquez sur Exporter en haut a droite.
- Choisissez le format et les champs.
- Cliquez sur Exporter.
Exporter une selection
- Dans la liste des contacts, appliquez vos filtres.
- Selectionnez les contacts souhaites (ou tous les contacts filtres).
- Cliquez sur Actions groupees puis Exporter.
- Choisissez le format et les champs.
Champs disponibles pour l'export
| Categorie | Champs |
|---|---|
| Informations de base | Telephone, prenom, nom, e-mail, entreprise, ville, pays |
| CRM | Tags, cycle de vie, source, agent assigne, date de creation |
| Attributs personnalises | Tous les attributs personnalises configures |
| Activite | Date de derniere activite, nombre de conversations, score d'engagement |
| Consentement | Statut opt-in, date de consentement, source de consentement |
Configurez un export automatique periodique pour sauvegarder vos donnees. Allez dans Contacts puis Parametres puis Export automatique pour planifier un export hebdomadaire ou mensuel.
Migration depuis un autre outil
Depuis un CRM externe
Si vous migrez depuis un autre CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, etc.) :
- Exportez vos contacts depuis l'ancien outil au format CSV.
- Ouvrez le fichier et verifiez le format des numeros de telephone.
- Ajoutez les indicatifs pays si necessaire.
- Renommez les colonnes pour faciliter le mapping (optionnel).
- Importez dans Reepli en suivant la procedure ci-dessus.
Depuis un fichier Excel ou Google Sheets
- Ouvrez votre fichier dans Excel ou Google Sheets.
- Verifiez que les numeros de telephone ne sont pas reformates (Excel peut supprimer le "+" ou convertir en notation scientifique).
- Formatez la colonne de telephone en texte.
- Exportez en CSV (UTF-8) ou sauvegardez en .xlsx.
- Importez dans Reepli.
Excel reformate souvent les numeros de telephone en supprimant le "+" initial ou en affichant en notation scientifique. Pour eviter cela, formatez la colonne en "Texte" avant de saisir ou coller les numeros, ou ajoutez une apostrophe avant le "+" (exemple : '+33612345678).
Depuis WhatsApp Business App
L'application WhatsApp Business ne propose pas d'export natif de contacts. Pour recuperer vos contacts :
- Exportez les contacts de votre telephone au format vCard (.vcf) ou CSV.
- Importez le fichier dans Reepli.
- Seuls les contacts ayant un numero WhatsApp valide seront importables.
Bonnes pratiques
- Nettoyez vos donnees avant l'import -- Supprimez les doublons, corrigez les formats et verifiez les numeros dans votre fichier source.
- Testez avec un petit echantillon -- Importez d'abord 10 a 20 contacts pour verifier le mapping et les resultats.
- Sauvegardez avant d'ecraser -- Si vous mettez a jour des contacts existants, exportez d'abord votre base actuelle.
- Respectez le consentement -- N'importez que des contacts ayant donne leur accord pour etre contactes via WhatsApp.
- Ajoutez des tags a l'import -- Taguez les contacts importes avec la source (par exemple "Import-Salon-2026") pour les retrouver facilement.
Articles connexes
- Vue d'ensemble du CRM -- Presentation du module Contacts.
- Gerer les contacts -- Operations quotidiennes.
- Attributs personnalises -- Creer les champs pour le mapping.
- Segments -- Organiser les contacts importes.
- Cycle de vie des contacts -- Definir l'etape des contacts importes.
Si vous rencontrez des problemes lors de l'import ou de l'export, contactez notre equipe support via le chat en bas a droite de l'application ou envoyez un e-mail a [email protected].